Homeoffice e tasse: quali costi è possibile dedurre?

Dalla pandemia di Covid-19, il lavoro da casa è aumentato notevolmente. Molti dipendenti si chiedono quindi: quali costi possono essere dedotti nella dichiarazione fiscale?

Le regole variano a seconda del cantone, ma alcuni principi si applicano in tutta la Svizzera. In questo articolo scoprirete quando potete dedurre un ufficio domestico, quali altri costi sono riconosciuti e quali limiti esistono.

Deduzione dell'ufficio domestico: quando è possibile?

Requisiti

Un ufficio domestico può essere dedotto solo se tutti i seguenti criteri sono cumulativamente soddisfatti:

1. Nessun luogo di lavoro adeguato disponibile presso il datore di lavoro
   • Il datore di lavoro non fornisce un luogo di lavoro oppure
   • L'utilizzo non è possibile o ragionevole
   • Importante: I desk condivisi/smart working contano come "luogo di lavoro disponibile" se esiste almeno l'80% di disponibilità (sentenza del Tribunale federale 2C_1033/2017)
2. Parte sostanziale del lavoro in homeoffice
   • Nella maggior parte dei cantoni: almeno il 40% del tempo di lavoro da casa
   • Ciò corrisponde ad almeno 2 giorni lavorativi completi a settimana per un impiego a tempo pieno
   • L'homeoffice occasionale non è sufficiente
3. Ufficio domestico separato disponibile
   • Una stanza separata utilizzata principalmente per scopi professionali
   • La stanza deve essere effettivamente utilizzata come luogo di lavoro
   • Il numero di stanze nell'appartamento/nella casa deve superare le esigenze abitative della famiglia
4. Uso principalmente professionale
   • L'ufficio domestico è utilizzato professionalmente per almeno 2 giorni lavorativi completi (8 h) o 4 mezze giornate lavorative (4 h) a settimana

Non deducibile

• Un "angolo di lavoro" nel soggiorno o l'uso condiviso di una camera da letto non costituisce un ufficio domestico separato e non è fiscalmente riconosciuto
• Anche un divano letto nell'ufficio può essere problematico e portare al non riconoscimento

Calcolo della deduzione dell'ufficio domestico

Per appartamenti/case in affitto

Formula:

Affitto annuale lordo (escluse spese accessorie e garage)
÷
(Numero di stanze + 2)
= Costi deducibili per l'ufficio domestico


Il "+2" tiene conto di cucina, bagno e altri locali accessori.

Inoltre: In molti cantoni (ad es. Berna) un forfait di CHF 300 all'anno per riscaldamento, luce e pulizia.

Per immobili di proprietà

Il calcolo si basa sul valore locativo secondo le formule cantonali (0,8 unità di stanza × valore locativo per unità × fattore del valore locativo).

Quota privata

Se l'ufficio domestico non è utilizzato esclusivamente per scopi professionali, deve essere dedotta una quota privata appropriata.

Compromesso importante: cosa si perde

CRITICO: Se si fanno valere i costi effettivi per un ufficio domestico, si perde:

• ❌ Forfait per spese professionali (3% dello stipendio netto, min. CHF 2'000, max. CHF 4'000)
• ❌ Spese di viaggio per i giorni di homeoffice
• ❌ Spese per i pasti per i giorni di homeoffice

Ciò significa: La deduzione dell'ufficio domestico è vantaggiosa solo se i costi effettivi (ufficio domestico + altre spese professionali) sono superiori al forfait più le spese di viaggio e pasti perse.

Forfait per spese professionali come alternativa

Livello federale

Invece dei costi effettivi, si può far valere il forfait per altre spese professionali:

• 3% dello stipendio netto secondo il certificato di salario
• Minimo: CHF 2'000 all'anno
• Massimo: CHF 4'000 all'anno

Questo forfait copre tutte le altre spese professionali, incluso:

• Strumenti professionali e informatica (computer, software)
• Letteratura professionale
• Abbigliamento da lavoro
• Piccole spese di homeoffice

Cantonale

I cantoni possono avere forfait diversi. È importante verificare presso l'amministrazione fiscale cantonale.

Importante: Il forfait e i costi effettivi non possono essere combinati – si deve scegliere un'opzione.

Attrezzatura tecnica e materiale da lavoro

Costi deducibili

Se si fanno valere costi effettivi invece del forfait:

• Computer, monitor, stampante
• Mobili per ufficio (scrivania, sedia da ufficio)
• Software e applicazioni professionali
• Spese telefoniche e internet (proporzionali, se utilizzati professionalmente)
• Letteratura professionale
• Strumenti professionali

Importante: Per gli articoli che possono essere utilizzati anche privatamente (ad es. computer, monitor), deve essere dedotta una quota privata appropriata.

Partecipazione del datore di lavoro

Se il datore di lavoro fornisce materiale da lavoro o rimborsa le spese, queste non possono essere dedotte nuovamente fiscalmente.

Se il datore di lavoro versa un'indennità per homeoffice e non si ha un luogo di lavoro presso il datore di lavoro, questa conta generalmente come rimborso spese non imponibile. Tuttavia, se il datore di lavoro ha un luogo di lavoro per voi, l'indennità conta come salario imponibile.

Differenze tra i cantoni

Zurigo

• Criteri rigorosi per la deduzione dell'ufficio domestico
• Forfait per spese professionali spesso più vantaggioso
• Lettera di conferma del datore di lavoro richiesta
• Calcolo uguale alla deduzione per sottoutilizzo

Berna

• 40% del tempo di lavoro in homeoffice richiesto
• Deduzioni dettagliate possibili se chiaramente dimostrate
• Forfait di CHF 300 per riscaldamento, luce e pulizia
• Conferma del datore di lavoro necessaria

Lucerna

• Almeno 1/3 del tempo di lavoro (circa 33%) in homeoffice
• Durante il Covid-19: Regola di clemenza che permetteva la deduzione completa delle spese di viaggio
• Dal periodo fiscale 2024: Ritorno alle normali regolamentazioni

Ginevra

• Parzialmente restrittivo
• Prove precise richieste

Esempi pratici

Esempio 1: Dipendente con ufficio in azienda

Una dipendente lavora occasionalmente (1 giorno a settimana) da casa ma ha un ufficio presso il datore di lavoro. Non può far valere la deduzione per ufficio domestico perché:

• Ha un luogo di lavoro presso il datore di lavoro
• Lavora meno del 40% da casa

Tuttavia, può utilizzare il forfait per spese professionali (3% dello stipendio netto, min. CHF 2'000, max. CHF 4'000).

Esempio 2: Dipendente con 50% di homeoffice

Uno specialista informatico lavora 2,5 giorni a settimana (50%) da casa perché il datore di lavoro non fornisce un luogo di lavoro fisso (desk condiviso con solo il 60% di disponibilità). Ha un ufficio domestico separato nel suo appartamento di 4,5 stanze in affitto (affitto CHF 30'000/anno).

Deduzione ufficio domestico:

• CHF 30'000 ÷ (4,5 + 2) = CHF 4'615
• Più CHF 300 riscaldamento/luce = CHF 4'915

Cosa perde:

• Forfait spese professionali: circa CHF 2'500 (con stipendio di CHF 80'000)
• Spese di viaggio per 2,5 giorni/settimana: circa CHF 1'200/anno
• Spese per i pasti: circa CHF 900/anno

Confronto:

• Con ufficio domestico: CHF 4'915 di deduzione
• Con forfait: CHF 2'500 + CHF 1'200 + CHF 900 = CHF 4'600 di deduzione

→ La deduzione per ufficio domestico porta CHF 315 in più di deduzione.

Esempio 3: Grafica indipendente

Una grafica indipendente lavora esclusivamente da casa. Può dedurre proporzionalmente affitto, elettricità e attrezzatura, poiché per i lavoratori autonomi non si applicano forfait e tutti i costi aziendali effettivi sono deducibili.

Esempio 4: Situazione di desk condiviso

Un dipendente ha accesso a un desk condiviso presso il datore di lavoro. Ci sono 85 posti di lavoro disponibili per 100 dipendenti (85% di disponibilità). Secondo la sentenza del Tribunale federale, questo conta come "datore di lavoro fornisce luogo di lavoro". La deduzione per ufficio domestico non è possibile.

Errori comuni e consigli

Errori comuni

• Nessun ufficio domestico separato, ma deduzione richiesta comunque
• Soglia del 40% non raggiunta (ad es. solo 1 giorno/settimana di homeoffice)
• Compromesso con spese di viaggio/pasti non considerato
• Doppia deduzione del materiale da lavoro (sia rimborso del datore di lavoro che nella dichiarazione fiscale)
• Richiesta simultanea di forfait e costi effettivi
• Desk condiviso/smart working interpretato erroneamente come "nessun luogo di lavoro"
• Quota privata non dedotta per uso misto

Consigli

• Eseguire un calcolo comparativo: Ufficio domestico vs. forfait + viaggi + pasti
• Definire e documentare chiaramente l'ufficio domestico: Planimetria, contratto di affitto, foto
• Ottenere conferma dal datore di lavoro: Che nessun luogo di lavoro è disponibile
• Conservare le ricevute per acquisti e fatture
• Rispettare la regola del 40%: Almeno 2 giorni completi/settimana a tempo pieno
• Verificare le differenze cantonali: Ogni cantone ha le proprie regolamentazioni
• Contattare l'amministrazione fiscale cantonale in caso di dubbi
• Considerare la quota privata per uso misto

Particolarità per i lavoratori autonomi

Per i lavoratori autonomi non si applicano forfait. Possono:

• Dedurre tutti i costi aziendali effettivi
• Far valere l'ufficio domestico senza regola del 40% (se necessario professionalmente)
• Devono dimostrare una contabilità appropriata
• La quota privata deve essere separata in modo pulito

Conclusione

L'homeoffice offre possibilità di deduzione fiscale, in particolare per un ufficio domestico separato e materiale da lavoro utilizzato professionalmente. Tuttavia, si applicano requisiti rigorosi:

• Almeno il 40% del tempo di lavoro in homeoffice (circa 2 giorni/settimana)
• Ufficio domestico separato richiesto (non angolo di lavoro)
• Nessun luogo di lavoro presso il datore di lavoro (desk condivisi dall'80% di disponibilità contano come disponibili)
• Considerare il compromesso: Perdita di forfait, spese di viaggio e pasti

Decisione più importante: Forfait (3% dello stipendio, min. CHF 2'000, max. CHF 4'000) o costi effettivi? Un calcolo comparativo è fortemente raccomandato.

Chi soddisfa le condizioni, documenta correttamente i costi ed esegue il calcolo comparativo può beneficiare di deduzioni aggiuntive e ridurre il carico fiscale. In molti casi, tuttavia, il forfait è più vantaggioso.